Vállalatirányítási Rendszerváltás – előtte, utána

Cégünk több, mint 10 éve foglalkozik egyedi vállalatirányítási rendszerek fejlesztésével. Az elmúlt 10 év tapasztalata alapján pedig mondhatjuk azt, hogy elég tapasztalatot szereztünk, hogy betekintést nyújtsunk a magyarországi kis és közép vállalkozások infokommunikációs technológia kihívásaiba, tehát mik azok a problémák, amelyek tudatában egy cég vállalatirányítási rendszer bevezetése mellett dönt. Ha ezt a cikket olvasod, tedd fel magadnak a kérdést, hogy jelenleg te hol tartasz és mennyi lehetőség van még előtted. Evolúciós lépcsőfokokat átugrani ér! 🙂

Problémák, akadályok melyeket a vállalatirányítási rendszer orvosol:

  • Az excel tábla
  • Ügyviteli rendszer, kiegészítve excel táblákkal
  • Szigetrendszerek

Az Excel, mint útonálló

Félreértés ne essék, nem szapulni szeretnék. Szerintem az Excel az egy teljesen szuper szoftver, rengeteget használtam én is.

Miért is jó?

Azért mert viszonylag mindenki számára elérhető, sokrétű, sok feladat elvégzésére alkalmazható. Induló cégeknek tökéletes, ha először ilyen formában adminisztrálják feladataikat. Ebben a fázisban alakulnak ki a cégek első folyamatai, tehát azok az elvek, módszerek amikkel a feladataikat végzik majd. Egyfajta inkubátor. Ezeket pedig elkerülhetetlenül tükrözi az ő saját Excel táblájuk. Ezeket az elveket fogják majd tovább vinni egy későbbi fejlesztés során egy szoftverbe.

Na és mi vele a probléma?

Onnantól kezdve, hogy a vállalkozás növekszik, a feladatok sokasodnak, egyre több és több adat gyűlik, egyre többet kell adminisztrálni, így az Excel tábla használata káosszá és kaotikussá válhat. Itt most nem egy mikro vállalkozás kis Excel táblácskájáról beszélünk, hanem egy kis- közép vállalkozássá nőtt sikeres cégről, mely növekedést az excel táblák mérete, komplexitása is követett. Átláthatatlan, (vizuálisan) hatalmas méretű táblázatok között kell nap mint nap navigálnunk.

Tipikus problémák, amik ilyenkor fel szoktak jönni, hogy valamit rossz helyre írtak, rosszul írtak, kitöröltek, stb… Az a frusztráló, hogy ezekre akkor derül fény, amikor pont szükség lenne rá, dolgoznánk vele de ehelyett azt kell vadászni, hogy éppen hol van a hiba elrejtve a cellák között. Az adatvesztés kockázata is nagyobb, hiszen ha nem mentünk a változtatások után, akkor azok elvesznek, vagy esetleg kilép, összeomlik, lefagy a program.

Összefoglalóan tehát egy induló üzletnél teljesen jól teljesít, kielégíti az igények nagy részét az Excel tábla, majd pedig a cég növekedése megkívánja az Excel kiváltását egy szoftverre, természetesen az elveket, módszereket meghagyva.

rendszer

Szigetrendszerek, azaz több rendszer használata párhuzamosan

Találkoztunk olyan cégekkel is, akik több, más-más feladatot ellátó szoftvert használtak. Náluk jellemzően az volt a feladat, hogy ezen rendszerek helyett egy csokorba kötött rendszert fejlesszünk, amely az ő igényeik szerint tudja azt, amire ezekből a rendszerekből szükség van, illetve azok hiányosságait kipótolva egy teljesen egyedi rendszert fejlesszünk, pontosan úgy, ahogy azt az adott cég elképzelte.

Vegyünk példának egyik ügyfelünket, ahol volt értékesítés, raktározás, szállítás, pénzügy, szerviz. A raktározáshoz és szállításhoz használtak egy készletgazdálkodási szoftvert, a pénzügyhöz egy egyszerű ügyviteli szoftvert, az értékesítéshez szintén egy online CRM rendszert a szervízzel kapcsolatos adatokat, feladatokat pedig excel táblában végezték. (Ismerős?) Ez azt a problémát szülte, hogy a különböző adatokat 2-3 helyre is adminisztrálni kellett, amely azt eredményezte, hogy az ugyanarra vonatkozó adatok nem mindig stimmeltek, hibásak voltak vagy hiányoztak.

További probléma volt, hogy a kimutatások készítése során rengeteg idő elment azzal, hogy a megfelelő adatokat több, különböző szoftverből kellett összegyűjtögetni és egy összesített Excel táblában megjeleníteni. A vállalatirányítási rendszerek terén a DESI kutatás alapján Magyarországon a vállalkozások csupán 14%-a használ ERP rendszert.

Egy konkrét, rendkívül egyszerű példa ebből a projektből. Van egy ~1000 cikkből álló cikk listánk, ezeket áruljuk. Minden cikknek vannak adatai, pl. egy egyedi azonosítója, gyártó, típus stb… ami alapján mi tudjuk, hogy melyik termékről van szó. Érkezik egy megrendelés, melyet rögzítünk a CRM rendszerben. Majd az adott terméket külön a raktárkezelő szoftverben is mozgatjuk, számlázás során pedig még egyszer adminisztráljuk, megadva a cikk egyedi adatat a számlázó szoftverben. Mindemellett minden ehhez kapcsolódó dokumentumot külön külön kezelünk egy mapparendzserben.

Minden egyes adminisztráció során újra és újra ugyanazokat az adatokat gépeljük be, kb. 3x a folyamat során. Mindezt úgy, hogy az információ nem a szoftverben terjedt, hanem vagy szóban a kollégák között, vagy valamilyen Excel formájában.

Mi volt a megoldás?

Egy egyedi vállalatirányítási rendszerrel tehát ezeket a problémákat ki tudtuk küszöbölni, hiszen minden adat egy helyen volt és egy központi szoftver ebből a közpönti adatbázisból táplálkozott.

Hogyan nézett ki a javulás a gyakorlatban?

Ismét a legegyszerűbb példánál maradva: szintén megvolt az ~1000 darab cikkünk, mely már egy közös adatbázisban volt jelen. Megjött a megrendelés, melyet aztán az értékesítő kolléga pár kattintással rögzített a CRM rendszerben. A megfelelő státuszolással a raktárkezelés és logisztika látta a szoftverből, hogy ezt a terméket az adott dátumra össze kell készíteni, hiszen a szoftver automatikusan lefoglalta azt, levonva a készletből és a srácoknak már csak nyomtatni kellett és a fizikai munkát elvégezni. Ezek az adatok pedig megjelentek a pénzügyön is, ahol az adatokat már csak ellenőrizni kellett és kiállítani a megfelelő számlát.

Kimutatások: 3 hét vs. néhány óra

Adataim vannak, de azokból nem tudok beszédes kimutatásokat készíteni. Nem csak egy cég vezetése során, hanem átlag emberként is a mindennapokban döntéseket hozunk. A lehető legjobb döntéseket pedig úgy tudjuk meghozni, ha az adott dologról megfelelő mennyiségű és minőségű információ áll rendelkezésre. Szintén jellemző probléma szokott lenni, hogy bár az operatív vállalatirányítás megvalósul, mégis a megfelelő döntés meghozatalához az adatok kinyerése rendszerből időigényes, majd ha ez megvan, azt fogyasztható formába kell alakítani.

Vegyük egy másik ügyfelünk példáját, ahol 2 pénzügyi szoftvert használtak, illetve ez mellé egy projekt kezelőt. Az első pénzügyi szoftver egy nagyobb szoftvercsomagnak volt modulja. A szoftvercsomagból csak ezt a modult használták, hiába volt nekik egy nagy szoftver, nem volt a többire szükség. Azonban a pénzügyi modulnak hiányzott egy funkciója, amire viszont szükség volt, így vettek egy kisebb pénzügyi szoftvert, csak az miatt az egy funkció miatt. Tehát két szoftverben intézték a pénzügyeket.

Ez a helyzet szintén dupla adat bevitelt eredményezett a helyzet, illetve az üzleti éves kimutatásokat a két pénzügyi szoftverből összevarázsolni 3 hét munka volt.

Számukra egy olyan egyedi pénzügyi szoftvert készítettünk, amely rendelkezik az általuk igényelt összes funkcióval, illetve az előre meghatározott kimutatások valós időben frissülnek, illetve a jól bevált projekt kezelő szoftverüket is integráltuk az új rendszerbe. Így a közel 1 hónapos munkát pár órásra sikerült csökkenteni.

Összefoglalás

Minden sikeres cég, amely növekszik és fejlődik eljut ahhoz a pillanathoz, mikor az Excel tábla már nem elég. Ennél a pontnál kell nagyon toppon lenni, ne essünk abba a hibába, hogy egy olyan rendszert választunk ki, amely csak részben fedi le az igényeinket. Járjuk a piacot, keressük a megfelelőt, ha pedig nem találtuk meg azt, a lehetőség adott egyedi vállalatirányítási rendszer fejlesztésére is! Ebben az esetben nem kiválasztod, hanem megteremted magadnak a megfelelőt!

Molnár Péter
Újgenerációs ERP Specialista
+36 70 641 0296
molnar.peter@amtech.hu

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük